CMS là gì? Vì sao nên sử dụng CMS?

Để có thể dễ dàng quản trị các nội dung trên website, dễ dàng nhất là sử dụng CMS. Và chắc chắn trong quá trình tìm hiểu về phát triển và vận hành web bạn sẽ bắt gặp thuật ngữ CMS. Vậy nó là gì? Có thể giúp gì trong việc quản lý website? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!  

1. Tổng quan về CMS

1.1. CMS là gì?

CMS (Content Management System) là một hệ thống quản trị nội dung hỗ trợ người dùng tạo, quản lý và chỉnh sửa nội dung trên trang web một cách dễ dàng. Nhờ hệ thống này, một quản trị viên có thể vận hành mọi nội dung như text, hình ảnh, video, nhạc, file… mà không cần kiến thức kỹ thuật lập trình hay sự trợ giúp của người lập trình web.

1.2. Điều gì tạo nên CMS?

Xét về góc độ kỹ thuật, một hệ thống quản lý nội dung được tạo thành từ hai phần chính:

• Một ứng dụng quản lý nội dung (Content Management Application – CMA) – đây là phần cho phép bạn thêm và quản lý nội dung trên trang web của mình.
• Một ứng dụng phân phối nội dung (Content Delivery Application – CDA) – đây là phần backend, chịu trách nhiệm lưu trữ nội dung mà bạn nhập vào CMA, giữ cho nó được lưu trữ đúng cách và hiển thị cho khách truy cập của bạn.

Cùng nhau, hai hệ thống này giúp việc duy trì trang web của bạn trở nên dễ dàng hơn.

1.3. Một số CMS phổ biến

Dưới đây là danh sách một số CMS phổ biến trên thị trường hiện nay:

• WordPress: Là hệ thống CMS mã nguồn mở phổ biến nhất thế giới, thích hợp cho các trang web cá nhân, doanh nghiệp và các dự án trang web nhỏ đến trung bình.
• Joomla: Một CMS mã nguồn mở khác, chuyên sâu hơn về quản lý nội dung đa phương tiện và các trang web phức tạp.
• Drupal: Một hệ thống CMS mã nguồn mở được thiết kế cho các dự án trang web phức tạp, với khả năng mở rộng cao và đầy đủ tính năng.
• Magento: Được xây dựng đặc biệt cho các cửa hàng trực tuyến và thương mại điện tử, Magento cung cấp các tính năng mạnh mẽ cho việc quản lý sản phẩm, đơn hàng và thanh toán.
• Shopify: Một hệ thống CMS chuyên nghiệp cho thương mại điện tử, được thiết kế để giúp người dùng dễ dàng tạo và quản lý cửa hàng trực tuyến một cách nhanh chóng.
• Wix: Là một nền tảng xây dựng trang web kéo và thả với giao diện người dùng thân thiện, Wix giúp người dùng tạo trang web một cách nhanh chóng mà không cần kiến thức kỹ thuật sâu.
• Squarespace: Một nền tảng thiết kế trang web chuyên nghiệp với các mẫu thiết kế đẹp và tích hợp các công cụ sáng tạo cho việc tạo ra các trang web thẩm mỹ.
• Weebly: Weebly là một CMS dễ sử dụng, được thiết kế để giúp người dùng tạo và quản lý trang web, blog và cửa hàng trực tuyến một cách đơn giản.
• Ghost: Ghost là một CMS tập trung chủ yếu vào viết blog, với giao diện sáng sủa và các tính năng tập trung vào việc viết nội dung chất lượng.

2. Chức năng của CMS

Chức năng cơ bản của một hệ thống quản lý nội dung (CMS) bao gồm:

• Tạo Nội Dung: CMS cho phép người dùng tạo ra các loại nội dung như bài viết, hình ảnh, video, trang web và các thành phần khác một cách dễ dàng thông qua giao diện người dùng thân thiện.
• Chỉnh Sửa Nội Dung: Người dùng có thể chỉnh sửa nội dung hiện tại hoặc thêm nội dung mới mà không cần kiến thức kỹ thuật cao. Các công cụ soạn thảo văn bản được tích hợp giúp người dùng định dạng và biên tập nội dung.
• Quản Lý Nội Dung: CMS cho phép người dùng quản lý nội dung bằng cách phân loại, gán thẻ, tìm kiếm và sắp xếp nội dung vào các danh mục hoặc trang.
• Quản Lý Người Dùng và Quyền Lợi: CMS thường có hệ thống quản lý người dùng, cho phép quản trị viên tạo ra các tài khoản người dùng, gán quyền lợi và kiểm soát quyền truy cập vào các phần của trang web.
• Giao Diện Tùy Chỉnh: CMS thường hỗ trợ việc tùy chỉnh giao diện trang web thông qua các chủ đề hoặc mẫu, giúp người dùng thay đổi diện mạo của trang web mà không cần can thiệp vào mã nguồn.
• Tích Hợp Công Cụ và Tiện Ích: CMS cho phép tích hợp các công cụ và tiện ích bổ sung như biểu đồ, hình ảnh slider, mẫu liên hệ, và các tính năng tương tác khác để tăng cường trải nghiệm người dùng.
• Quản Lý Đa Ngôn Ngữ và Đa Nền Tảng: Một số CMS hỗ trợ quản lý nội dung đa ngôn ngữ và tối ưu hóa trang web cho nhiều nền tảng, bao gồm cả thiết bị di động, giúp trang web hiển thị đúng trên các thiết bị khác nhau.

Những chức năng này giúp người dùng quản lý và duy trì trang web một cách hiệu quả mà không yêu cầu kiến thức sâu về lập trình hoặc thiết kế web.

3. Cách hoạt động của CMS

Như đã đề cập ở trên, CMS hoạt động bằng cách tách biệt quy trình tạo, quản lý và hiển thị nội dung thành hai phần chính: Ứng dụng quản lý nội dung (CMA) và Ứng dụng phân phối nội dung (CDA).

Ứng dụng Quản lý Nội dung (CMA):

• Tạo và Chỉnh sửa Nội dung: Người dùng sử dụng giao diện CMA để tạo mới, chỉnh sửa hoặc xóa nội dung trên trang web. Điều này có thể bao gồm viết bài, tải lên hình ảnh, thay đổi bố cục, và thêm các yếu tố tương tác như biểu đồ hoặc mẫu liên hệ.
• Quản lý Người Dùng: Quản trị viên có thể tạo tài khoản người dùng, gán quyền lợi và xác định các vai trò khác nhau cho người dùng như biên tập viên, quản trị viên, hoặc khách hàng.

Ứng dụng Phân phối Nội dung (CDA):

• Lưu trữ và Tối ưu hóa Nội dung: CDA lưu trữ mọi thông tin được nhập và chỉnh sửa thông qua CMA. Dữ liệu được lưu trữ theo cấu trúc cơ sở dữ liệu để dễ dàng truy xuất và tối ưu hóa hiệu suất.
• Hiển Thị Nội dung: CDA là phần sau hậu trường của trang web. Nó lấy dữ liệu từ CMA, xử lý nó và hiển thị nội dung đã được chuẩn bị cho người dùng khi họ truy cập trang web. Điều này bao gồm việc tải hình ảnh, văn bản, và các yếu tố khác, hiển thị chúng theo cấu trúc và giao diện được thiết kế.

Hiểu đơn giản, CMA và CDA cũng giống như Frontend và Backend, khi người dùng truy cập trang web, họ thấy nội dung đã được tạo và quản lý thông qua giao diện CMA mà không cần biết hoặc quan tâm đến cách dữ liệu được lưu trữ và xử lý bên trong CDA. Qua đó, CMS giúp người dùng không chuyên về công nghệ thông tin có thể quản lý và cập nhật trang web của họ một cách dễ dàng và hiệu quả.

4. Phân loại CMS

4.1. Hệ thống CMS Mã Nguồn Mở (Open Source)

Hệ thống CMS này rất phổ biến hiện nay vì nó được cung cấp miễn phí bởi các công ty công nghệ lớn. Ưu điểm của loại này là sự dễ sử dụng và không yêu cầu trả phí. Việc sử dụng dễ dàng vì sau khi cài đặt trên máy chủ, các chức năng cơ bản như quản lý trang, quản lý bài viết, trình soạn thảo, và lựa chọn bố cục đã được thiết lập trước.

Nếu bạn muốn sử dụng các chức năng nâng cao hơn, bạn có thể cài đặt thêm các gói mở rộng từ các nhà sản xuất hoặc bên thứ ba. Tuy nhiên, các chức năng có sẵn cũng đủ để xây dựng một trang web đầy đủ chức năng cho nhiều mục đích khác nhau. Các hệ thống CMS Mã Nguồn Mở phổ biến bao gồm WordPress, Magento, Opencart, Prestashop,…

4.2. Hệ thống tự Code hoặc dùng Framework

Đây là loại CMS được xây dựng từ đầu, bao gồm tất cả các bước cơ bản như lập trình, viết mã cho phần FrontEnd và BackEnd của trang web. Khi sử dụng bạn có thể tạo ra một trang web duy nhất, phản ánh ý muốn của bạn và đáp ứng nhu cầu cụ thể của đối tượng mục tiêu mà trang web của bạn hướng đến. Tuy nhiên, nhược điểm của loại CMS này là bạn sẽ phải dành nhiều thời gian, nỗ lực và tiền bạc để thuê lập trình viên.

4.3. Hệ thống CMS dựng sẵn và phải trả phí

Hệ thống CMS này được cung cấp bởi các đơn vị sản xuất, chuyên kinh doanh dịch vụ CMS cho khách hàng. Ưu điểm là việc sử dụng rất dễ dàng, các chức năng cơ bản và nâng cao được thiết lập trước và quan trọng nhất, rất ít gặp lỗi (bug). 

Trong trường hợp hệ thống gặp sự cố, nhà sản xuất sẽ khắc phục rất nhanh. Tuy nhiên, nhược điểm của hệ thống này là bạn phải trả tiền để sử dụng, và đôi khi, chi phí này có thể khá cao đối với các sản phẩm CMS nổi tiếng như Open Source.

5. Vì sao nên sử dụng CMS?

• Không yêu cầu kiến thức lập trình: Bằng cách cho phép những người không phải là nhà phát triển và người dùng khác tạo trang web mà không cần viết mã, các hệ thống CMS đã giúp cách mạng hóa thiết kế web. Không còn phải phụ thuộc vào các nhà phát triển và thiết kế web để thiết lập website của bạn. Bạn có thể tạo và quản lý nội dung, tùy chỉnh thiết kế của trang web của mình, và cài đặt các tiện ích mở rộng để thêm chức năng vào trang web của bạn – tất cả mà không cần viết mã.
• Dễ dàng cộng tác: Nhiều người dùng có thể truy cập và làm việc trong hệ thống CMS cùng một lúc. Trên thực tế có thể tất cả đang làm việc trên cùng một trang đích.
• Phân quyền cho người sử dụng: Điều này có nghĩa là người viết nội dung, ví dụ, có thể có tất cả các quyền hạn mà họ cần để viết, xuất bản và quản lý nội dung – nhưng sẽ không thể xóa các tiện ích mở rộng hoặc làm thay đổi đáng kể chức năng của trang web.
• Hỗ trợ Marketing: Với hệ thống CMS, bạn có thể sử dụng trang web của mình để triển khai các chiến dịch Email Marketing và Content Marketing. Bằng cách thiết lập mẫu thu thập email và sử dụng các tính năng chia sẻ trên các mạng xã hội, cùng với chatbot tự động, bạn có thể tận dụng website của mình một cách hiệu quả.
• Tiết kiệm chi phí vận hành: Sẽ không phải tốn quá nhiều chi phí cho nhân sự vận hành website, người dùng có thể tự chỉnh sửa, phân loại danh mục, thay đổi giao diện và hiển thị nhiều thiết lập phức tạp khác.

Lời kết

Hy vọng ở bài viết này Tothost đã giúp bạn có thêm kiến thức về CMS. Hệ thống CMS có nhiều lợi ích khi sử dụng, bạn nên cân nhắc và tìm hiểu sử dụng trong việc quản trị website.